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Frankfurt am Main, 01.09.2017 12:00:00

Lizenzmanagement gewinnt zunehmend an Bedeutung und für Unternehmen ist es unabdingbar sich damit zu beschäftigen. Dies gilt insbesondere im Hinblick auf drohende Software-Audits. Immerhin hatten mehr als 60 Prozent aller Unternehmen in den letzten 18 bis 24 Monaten ein Audit und jeder große Softwarehersteller erzielt mittlerweile über 20 Prozent seines Gesamtumsatzes durch Einnahmen daraus[1].

Über die Gefahren eines nachlässigen Lizenzmanagements und wie Unternehmen einem drohenden Audit gelassen entgegentreten können, hat die Frankfurt School of Finance & Management mit Andreas Topel gesprochen, Geschäftsbereichsleiter Software Asset Management bei der TOP TECHNOLOGIES CONSULTING GmbH und nebenberuflicher Dozent an der Business School.

Wenn die Wahrscheinlichkeit, ein Software-Audit im Unternehmen zu bekommen, so hoch ist, warum ist ein nachlässiges Lizenzmanagement dann scheinbar an der Tagesordnung in deutschen Unternehmen?

Die Gründe und der Ausprägungsgrad dieser Nachlässigkeit sind so zahlreich und vielfältig wie es Unternehmen gibt. Um hier ein wenig Licht ins Dunkle zu bringen, haben wir zusammen mit der Frankfurt School im letzten Jahr eine große Umfrage bei deutschen Unternehmen zu diesem Thema durchgeführt. 90 Prozent der Befragten gaben an, dass Lizenzmanagement immer wichtiger für Unternehmen werden würde, doch nur 10 Prozent waren der Meinung, dass das Lizenzmanagement im eigenen Unternehmen angemessen umgesetzt wird. Aber woran liegt das? Mal abgesehen davon, dass Lizenzmanagement sicherlich nicht zu den beliebtesten Aufgaben in der IT zählt, verstehen viele Unternehmen das Lizenzmanagement auch lediglich als den Einsatz eines Tools zur Lizenzinventarisierung. Dabei wird häufig ausgeblendet, dass die dafür erforderlichen Prozesse, Daten und Rollen im Unternehmen meist erst noch zur Verfügung gestellt werden müssen.  

Welche „Lizenz-Sünden und -Fehler“ resultieren dann aus dieser Haltung der Unternehmen, das Lizenzmanagement so zu vernachlässigen? Welche Aspekte werden unterschätzt oder bekommen vielleicht sogar gar keine Beachtung geschenkt?

Lizenzmanagement ist keine „Nebensache“, die mal eben schnell gemacht werden kann. Ein optimal gemanagtes Lizenzportfolio trägt aktiv zur Rechtssicherheit und der Sicherung bestehender Investitionen des Unternehmens bei. Der Fehler liegt darin, diese Aufgabe zu unterschätzen und zu glauben, dass die bloße Benennung eines Lizenzmanagers ausreicht. Das ist eine Aufgabe für Profis, die ihr Business verstehen und über das entsprechende Know-how verfügen. Neben umfassendem Wissen über die Metriken der im Unternehmen eingesetzten Software, bedarf es einer soliden Basis an kaufmännischem und vertragsrechtlichem Know-how. Hinzu kommt ein gewisses Maß an praktischer Erfahrung bei der Implementierung von Unternehmensprozessen und dem festen Willen, diese auch nachhaltig umzusetzen.

Müssten die Lizenzmanager der Unternehmen solche Fehler nicht verhindern?

Das gehört zu ihren Aufgaben, eindeutig. Die Voraussetzung dafür ist das entsprechende Know-how und die erforderliche Kompetenz, es im Unternehmen umsetzen zu können. Der Lizenzmanager ist in der Mehrzahl der Fälle leider immer noch ein Autodidakt aus der IT, der diese Aufgabe zusätzlich übertragen bekommen hat, weil er als letzter Freiwilliger übriggeblieben ist. Kämpft er/sie dann intern auch noch gegen eine völlig unklare Datenlage und „freie Manöver“ beim Softwareeinkauf, ist ein Scheitern im Auditfall vorprogrammiert

Was können Unternehmen proaktiv tun, um auf einen guten Stand zu sein, was das Lizenzmanagement betrifft? Ist man damit schon optimal auf ein eventuelles Lizenz-Audit vorbereitet oder sind in diesem Fall zusätzliche Maßnahmen notwendig?

80 Prozent des Weges zu einer erfolgreichen Lizenz Compliance sind geschafft, wenn ein Unternehmen in der Lage ist, zu jeder Zeit und auf Knopfdruck transparente Lizenzdaten zu erzeugen. Das beinhaltet sowohl die kaufmännischen als auch die technischen Daten, sowie die erforderlichen begründenden Lizenznachweise. Die Herausforderung besteht nicht darin, dies einmalig aufzubereiten, sondern durch nachhaltig gelebte Prozesse zu jeder Zeit in der Lage zu sein, diese Daten auch abzurufen.

Nachhaltiges, rechtssicheres Lizenzmanagement – Hier setzt der Kurs zum Certified Software Licence Manager der Frankfurt School an. Er ist modular aufgebaut, so können die verschiedenen Module auch einzeln und über einen längeren Zeitraum gebucht werden.

 Lesen Sie mehr über Lizenzmanagement in unserem Blog!


[1] White Paper: Flexera Software and IDC Research Survey Report
Studie Key Trends in Software Pricing & Licensing Report von Flexera Software und IDC

Andreas Topel

Andreas Topel ist seit über 20 Jahren als Berater und Trainer in der IT-Prozessberatung tätig und leitet den Geschäftsbereich Software Asset Management bei der TOP TECHNOLOGIES Consulting GmbH.  Das Beratungsspektrum erstreckt sich von der Auditbegleitung über die Implementierung und Optimierung von SAM- und ALM-Prozessen bis zur Ausschreibungs- und IT-Due Diligence Beratung.

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