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Service Provider on developing a Country prioritisation methodology
1. EINLADUNGSSCHREIBEN
Datum: 16. Februar 2026
Betreff: Aufforderung zur Angebotsabgabe – Lektorat und Übersetzung von Dokumenten
Die Frankfurt School of Finance & Management gGmbH, die das Projekt „Global Shield Secretariat Transition“ umsetzt, lädt Sie hiermit ein, ein fachliches und finanzielles Angebot für die Erbringung der in den beigefügten Terms of Reference (ToR) beschriebenen Leistungen einzureichen.
Bitte senden Sie Ihr vollständiges Angebot bis zum 06. März, 18:00 Uhr (CET) an opportunities@fs.de und geben Sie im Betreff Ihrer E-Mail „Request for Proposal – Editing and Translation of Documents“ an.
Die Einreichung muss folgende Unterlagen enthalten:
- Begleitende E-Mail mit Bezugnahme auf diese Einladung
- Bestätigung der Teilnahmeberechtigung (Anhang 1)
- Lebenslauf der Expertin bzw. des Experten (Anhang 2)
- Finanzangebot (Anhang 3)
- Fachliches Angebot (Anhang 4)
2. LEISTUNGSBESCHREIBUNG (TOR)
2.1 Hintergrund
Im Rahmen der COP27 von der Vulnerable Twenty (V20)-Gruppe und der Group of Seven (G7) ins Leben gerufen, verfolgt der Global Shield against Climate Risks (GS) das Ziel, den Schutz besonders vulnerabler Menschen und Länder zu stärken und wirksam auf Verluste und Schäden infolge des Klimawandels zu reagieren. Der Global Shield fördert einen inklusiven, geschlechtersensiblen und nachfrageorientierten Prozess, der von den Regierungen der vulnerablen Länder geleitet wird (https://www.globalshield.org/).
Innerhalb der Initiative unterstützt das Global Shield Secretariat sämtliche Governance-Gremien des Global Shield. Es koordiniert das Wissensmanagement, verfolgt die Fortschritte bei der Erreichung der Ziele des Global Shield against Climate Risks und stärkt zudem dessen Sichtbarkeit.
Das Global Shield Board hat die Frankfurt School of Finance & Management (FS) beauftragt, das Global Shield Secretariat (GS Sec) ab dem 1. Januar 2026 zu hosten.
Vor diesem Hintergrund benötigt die FS professionelle Lektorats- und Übersetzungsdienstleistungen für das Global Shield Secretariat, um sicherzustellen, dass dessen Dokumente klar, präzise, konsistent und für unterschiedliche Zielgruppen angemessen formuliert sind. Zu diesen Dokumenten zählen unter anderem Berichte, strategische und technische Papiere, Policy Briefs, Kommunikationsmaterialien sowie weitere offizielle Veröffentlichungen zur Unterstützung der Ziele und Aktivitäten des Global Shield. Die Arbeitssprachen des Global Shield Secretariat sind Englisch, Französisch und Spanisch.
2.2 Zielsetzung
Ziel dieses Auftrags ist die Bereitstellung hochwertiger Lektorats- und Übersetzungsdienstleistungen, die Klarheit, Kohärenz, Genauigkeit und sprachliche Qualität der Dokumente verbessern, ohne deren ursprüngliche Bedeutung, Intention und Tonalität zu verändern.
Der Auftrag soll sicherstellen, dass Veröffentlichungen des Global Shield Secretariat professionell lektoriert und präzise zwischen Englisch, Französisch und Spanisch übersetzt werden, damit sie für ein breites Spektrum an Stakeholdern zugänglich sind.
2.3 Leistungsumfang / Deliverables
Im Rahmen dieses Auftrags wird die Beraterin oder der Berater bzw. die Dienstleisterin oder der Dienstleister Dokumente in Englisch, Französisch und Spanisch lektorieren, um Grammatik-, Rechtschreib-, Zeichensetzungs- und Syntaxfehler zu korrigieren sowie Satzstruktur, Verständlichkeit, Lesefluss und allgemeine Lesbarkeit zu verbessern.
Darüber hinaus wird Terminologie, Stil und Formatierung konsistent gehalten und die Sprache an Zielgruppe und Zweck des jeweiligen Dokuments angepasst, unter Einhaltung etwaiger redaktioneller oder organisatorischer Vorgaben.
Zudem werden nach Bedarf Übersetzungen zwischen Englisch, Französisch und Spanisch für das Global Shield Secretariat angefertigt. Alle Übersetzungen müssen fachlich korrekt, kontextuell angemessen, kulturell sensibel und technisch präzise sein. Terminologische Konsistenz sowie Tonalität und Intention des Originaltexts sind zu wahren. Alle übersetzten Dokumente sind abschließend sorgfältig Korrektur zu lesen, um einen hohen Qualitäts- und Genauigkeitsstandard sicherzustellen.
Die Deliverables umfassen lektorierte und übersetzte Fassungen der zugewiesenen Dokumente in bearbeitbarem elektronischem Format sowie finale Versionen unter Berücksichtigung von Feedback und gewünschten Anpassungen.
Alle Deliverables sind innerhalb der vereinbarten Fristen einzureichen.
Die Beraterin oder der Berater bzw. die Dienstleisterin oder der Dienstleister wird gebeten, eine geschätzte Bearbeitungsdauer für folgende beispielhafte Aufgaben anzugeben:
- Übersetzung eines 50-seitigen Berichts ins Französische und Spanische (unter Angabe etwaiger Zeitunterschiede je nachdem, ob in Englisch, Spanisch oder Französisch übersetzt wird)
- Korrekturlesen eines 50-seitigen Berichts (unter Angabe etwaiger Zeitunterschiede je nach Sprache: Englisch, Spanisch oder Französisch)
- Korrekturlesen einer 20-seitigen PowerPoint-Präsentation (unter Angabe etwaiger Zeitunterschiede je nach Sprache: Englisch, Spanisch oder Französisch)
- Korrekturlesen von Konferenzunterlagen wie Agenda, Teilnahmelisten etc. (unter Angabe etwaiger Zeitunterschiede je nach Sprache: Englisch, Spanisch oder Französisch)
- Korrekturlesen von Website-Inhalten, Newslettern oder Social-Media-Beiträgen (unter Angabe etwaiger Zeitunterschiede je nach Sprache: Englisch, Spanisch oder Französisch)
Für jedes Deliverable werden die konkreten Zeitpläne vor Beginn der Arbeiten mit der Projektleitung abgestimmt.
2.4 Dauer & Ort
- Dauer: 15. März 2026 bis 31. März 2027
- Ort: remote
2.5 Berichtswesen & Betreuung
- Berichtslinie: Global Shield Communication Advisor
- Einreichungsformat der Deliverables: wird für jedes Deliverable individuell abgestimmt
2.6 Teilnahmevoraussetzungen
Mindestanforderungen für die Einreichung eines Angebots:
- Nachgewiesene Erfahrung im professionellen Lektorat und in der Übersetzung
- Hervorragende Sprachkenntnisse in Englisch, Französisch und Spanisch
- Nachgewiesene Erfahrung in der Bearbeitung technischer, politischer, akademischer oder entwicklungsbezogener Dokumente in mindestens zwei der drei Arbeitssprachen
- Hohe Detailgenauigkeit und ausgeprägte sprachliche Präzision
- Fähigkeit, qualitativ hochwertige Arbeit innerhalb vereinbarter Fristen zu liefern
- Bereitschaft zur Berücksichtigung von Feedback sowie Fähigkeit, Überarbeitungen zeitnah umzusetzen
Bewerbende müssen ihre Teilnahmeberechtigung mithilfe von Anhang 1 im vorgegebenen Format bestätigen.
3. Curriculum Vitae (CV)
Die antragstellende Person hat die Lebensläufe der für die Leistungserbringung vorgesehenen Expertinnen oder Experten einzureichen. Der Lebenslauf muss folgende Angaben enthalten:
- Vollständiger Name und Kontaktdaten
- Ausbildung und berufliche Qualifikationen
- Detaillierter beruflicher Werdegang (Unternehmen / Funktion / Zeitraum)
- Relevante Projekte und Arbeitsergebnisse (mit Referenzen der Auftraggebenden: Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer)
- Sprachkenntnisse und Verfügbarkeit
- Mindestens zwei berufliche Referenzen (Name, Position, Kontakt)
(Lebensläufe sind im Format gemäß Anhang 2 einzureichen.)
4. Angebotsanforderungen
4.1 Technisches Angebot
Das technische Angebot sollte Folgendes enthalten:
- Verständnis des Auftrags sowie Ansatz und Methodik
- Beschreibung der Deliverables und Ansatz zur Qualitätssicherung
- Geschätzter Zeitrahmen für die Bearbeitung der Beispielaufgaben (wie in Abschnitt 2.3 beschrieben)
- Teamzusammensetzung sowie Lebensläufe der Teammitglieder
- Organisationsprofil
- Kopie der Gewerbeanmeldung und erforderlicher Genehmigungen
- Umsetzungsrisiken und entsprechende Minderungsmaßnahmen
Für die Erstellung ist das Formular gemäß Anhang 4 zu verwenden.
4.2 Finanzielles Angebot
Das finanzielle Angebot muss Folgendes enthalten:
- Detaillierte Kostenaufstellung (Einzelpreis, Menge, Beschreibung der Einheit)
- Zwischensummen pro Kostenkategorie (Personal, Materialien, Reisen, Sonstiges)
- Gesonderte Ausweisung der Mehrwertsteuer (sofern zutreffend)
- Währung: EUR
- Angebotsgültigkeit: mindestens 30 Kalendertage
Für die Erstellung ist das Formular gemäß Anhang 3 zu verwenden.
4.3 Einreichungshinweise
Elektronische Einreichung an: opportunities@fs.de
Einreichungsfrist (Datum/Uhrzeit MEZ): 06. März 2026
Rückfragen sind an opportunities@fs.de zu richten.
Fragen zu den Terms of Reference (ToR) müssen spätestens zwei Arbeitstage vor Ablauf der Frist eingereicht werden.
4.4 Bewertungskriterien & Gewichtung
Die eingereichten Angebote werden auf Grundlage der folgenden Kriterien bewertet:
Bewertungskriterien – insgesamt 70 Punkte
Alle Angebote werden anhand der nachfolgend gewichteten Kriterien bewertet:
Kriterium | Gewichtung |
Technische Qualität (Erfahrung und Leistungsfähigkeit der Expertin oder des Experten) | 70% |
Finanzielles Angebot (Wettbewerbsfähigkeit der Kosten) | 30% |
5. Work Plan and Timeline
The project should be completed in a maximum of four (4) months from the contract award. Key milestones include:
- Months 1-2: Initial scenario development and prototype delivery.
- Month 3: In-person testing and prototype adjustments.
- Month 4: Final development of the online tool, training of GS Sec Staff and final handover of all deliverables.
6. Deliverables
The contractor is expected to deliver the following:
- Prototype: A playable beta version of the game to be used for in-person testing and feedback loops.
- Final Online Tool: An interactive, web-based version of the game hosted and fully operational.
- Training Sessions: Train GS Sec Staff on how to facilitate the gamification tool with stakeholders and how to set the parameters.
- User Documentation: Provide a user / game manual for the tool, including technical support guidelines.
- Final code script and backend documentation to GS Sec.
7. Team Organisation and Roles
Tasks of the contractor’s team include:
- Oversee the delivery of all aspects of the project and act as the point of contact with GS Sec
- Coding and implementing the online gamification tool.
- Collaborate with GS Sec to ensure the game scenarios are accurate and align with disaster risk financing principles.
8. Payment Schedule
The payment schedule will be linked to the delivery of the following milestones:
- 40% upon submission of the prototype, completed testing by GS Sec and required adjustments being implemented by the contractor.
- 40% upon delivery of the final online tool after successful testing by GS Sec and required adjustments being implemented by the contractor.
- 20% upon completion of provision of training to GS Sec and handover of all deliverables.
9. Intellectual Property Rights
All intellectual property rights, including the gamified simulation tool and all related materials, will be transferred to the Frankfurt School of Finance & Management gGmbH upon project completion. The vendor agrees that Frankfurt School will hold rights to use, modify, and distribute the tool as needed.
10. Required Expertise for Selected Consultancy
The selected service provider should demonstrate the following qualifications, skills and experience:
Professional Experience:
- 5-10 years' experience in developing interactive web-based simulations or serious games
- Proven experience in simulation engines, multi-user web platforms, educational or capacity-building tools
The Service Provider must demonstrate experience with:
- Modern web fronted frameworks
- Backend API development
- Real-time communication systems
- Role-based access control systems
- Cloud deployment and containerization and Infrastructure security
- Data visualisation
- UX Design experience for non-technical users
- Implementation of simulation logic
Desirable but not mandatory:
- Experience in development cooperation and or climate disaster risk finance fields
Languages:
- Excellent command of English (written and spoken)
11. Curriculum Vitae (CV)
The applicant needs to provide the CV(s) of the expert(s) foreseen to provide the services. A CV must cover:
- Full name
- Education and professional qualifications
- Detailed employment history (company / role / dates)
- Relevant assignments and outputs (with client references: name, email addresses or phone number)
- Language skills and availability.
(CVs shall be submitted using the format as in Annex 2)
12. Proposal Requirements
12.1 Technical Proposal
The technical proposal should contain:
- Understanding of assignment & approach / methodology
- Critical assessment of ToRs
- Deliverable descriptions and quality assurance approach
- Estimated timeframe for completing the tasks (as outlined in section 3)
- Team composition and CVs of team members
- Organisational profile
- Copy of business registration and permits.
(Use Technical Proposal Template as in Annex 4)
12.2 Financial Proposal
- Itemised cost breakdown (unit price, quantity, unit description)
- Subtotals per cost category (labour, materials, travel, other)
- The financial proposal must show VAT separately (if applicable) and must be in EUR
- Offer validity: Minimum thirty (30) calendar days.
(Use Financial Proposal Template as in Annex 3)
12.3 Submission Instructions
- Submit electronic copies to: opportunities@fs.de
- Submission deadline (date / time CET): 8th of May 2026 / 18:00 CEST.
- Clarification requests: contact opportunities@fs.de. Any questions on the ToR must be submitted four (4) business days before the end of the deadline.
- Answers will be circulated to all Bidders.
12.4 Evaluation Criteria & Weighting
All proposals will be evaluated using the following weighted criteria:
- Technical quality (experience & capacity of the service provider) 70%.
- Financial offer (cost competitiveness) 30%.
13. Contractual Arrangements
The service provider is responsible for all relevant taxes and social security contributions in their home country.
Q&A on the Terms of Reference (ToR) for Service Provider
No maximum budget can be disclosed at this stage. Financial proposals will be evaluated based on value for money and alignment with the proposed technical approach.
No indicative budget range is provided. Bidders are expected to submit a financial proposal based on their own assessment of the scope and requirements.
Testing will occur internally at the FS. At this stage, financial institutions/insurers are not the primary target group. However, bidders can outline an approach that is flexible and allows for engagement with relevant stakeholders if required.
No, FS is not able to share the complete Terms and Conditions at this stage. These will be discussed and agreed upon during contract negotiations.
The payment structure outlined in the ToR is indicative. The final payment schedule will be agreed during contract negotiations with the selected bidder.
Payment timelines will follow Frankfurt School’s standard financial procedures and will be specified in the contract.
The evaluation criteria and weighting remain as specified in the ToR to ensure consistency and fairness across all submitted proposals.
The gamification tool is supposed to be fictive, based on different country scenarios. The different scenarios and the required data inputs for each scenario will be provided by FS.
It is foreseen that each session needs to have a host who is able to change the parameters of the gamified simulation. In particular, the host must set game parameters (i.e. scenario selection) under which the participants play the simulation. Each session requires at least two separate logins: one for the host and another for participants who plan to play the game.
FS will provide all relevant technical input data that is needed to develop the tool, such as disaster risk and finance input data, the different scenario narratives as well as the dataset to run the simulation. The selected consultant will be primarily responsible for the complete technical design and development of the digital simulation engine, including the graphical user interface and hosting setup. However, a close-knit exchange between the service provider and FS team is required to ensue coherence in data templates so that requirements are met in template structure for the service provider.
The scale will be country-based, within a continental framework, to ensure a realistic demonstration of various hazards aligned with different national contexts.
Annex 4 – Illustrative Functional Concept and Gameplay Logic, gives an illustrative overview on the gameplay logic. However, bidders are invited to propose a design and concept development as part of the technical proposal and can be further adjusted during the assignment.
There is no page limit. However, bidders are encouraged to ensure that proposals are clear, concise and focused on the key requirements.
The assignment should be finalized within 4 months as stated in the ToR (development + launch). Bidders are invited to submit a workplan aligned with their proposed technical approach.
Please outline your proposed approach to intellectual property rights (IPR) in your proposal, including how it would work within your SaaS model and any suggested contractual arrangements.
The expected utilization period is not strictly predefined. The development of the tool should take into account future use and adaptability.
Maintenance requirements after the development and launch period are not specified at this stage. Bidders are invited to propose an appropriate and proportionate support and maintenance approach, which may include options for updates, troubleshooting and user support. Final arrangements will be agreed during contract negotiations.
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